用好项目管理软件，绕开项目管理失败“四宗罪”

项目管理是一项系统的工程，一个完整的项目流程包括启动、时间规划、执行、过程监控、收尾复盘这几个阶段，除了需要项目经理过硬的组织沟通和业务能力外，还需要动用多种方式和工具对项目进行时间、成本、人员的管理，任何一个环节出了问题，项目都可能导致失败。想管理好一个项目并不是那么容易的事情，下面最容易导致项目管理失败的罪魁祸首你占了多少个？

第一宗罪：整体目标不明确

当我们接到一个项目需求的时候，领导都会制定一个目标，这个目标可能是完成XX功能、在XX时间内完成、不能超过XX元等等。如果只是这种模棱两可的目标的情况下开始工作很容易导致项目失败。

如果项目计划的细节太少，整体目标也就不明确，也很难预测项目的风险和问题。缺乏细节和不够量化，很难充分管理资源、正确估计时间或成本，制定计划的可行性自然也很差。会导致项目产生许多冲突和频繁变更，以至于干扰同期进行的其他项目，最终导致项目失败。

第二宗罪：任务拆解不到位

一个完整的项目由很多细分的事项组成。项目拆解跟我们读书做因数分解是一个道理，把一个完整的项目按照需求拆分成多个任务，任务再拆分成每一个事项，根据不同的角色分配到每一个参与人身上。

我们都知道，每一个项目都尽可能拆解得越细越好，这样不但每一个任务非常具体明确，整体抗风险能力也非常高。很多人在项目管理上因为一些不可抗力导致项目交付延期都是因为前期的拆解不够细。每个人对自己的任务、什么时间节点交付什么也不清楚。利用项目管理工具飞项，很顺畅的将项目拆解和分发：

飞项的脉络图拆解示意

飞项任务分发示意，根据母子任务派发给不同协作人，分工更加明晰

第三宗罪：项目跟进不及时

项目进度管理是根据项目进度目标制定的进度计划，检查项目进度的实施情况的过程。一旦发现实际情况与计划不符，必须及时分析原因，采取必要措施调整甚至修改原计划。很多项目一开始看起来规划得很好，各个方面都考虑到了，但是在实际执行的过程中却没有管理好各个子任务的完成进度，一旦某个环节出现了延迟，那么整体的进度都会受到影响。

项目负责人在项目执行的过程中需要密切关注各部分资源的负荷情况，明确各个成员任务的进度情况，一旦总体进度没有按照预先的计划有效进行，就要及时协调资源进行调整。

飞项成员日程管理示意，可以查看参与人员工作计划安排，便于调整

不可否认，项目管理过程中沟通是关键。用于团队沟通的工具应该从项目一开始就确定好。无论是电子邮件、短信还是其他的一些沟通工具都可以。使用这些工具主要是为了确保团队沟通的便利性，让项目中的每个人都能够及时了解项目进度，沟通项目问题。

飞项事项沟通过程中的互动示意

第四宗罪：文件归档不科学

项目经理经常吐槽，每个项目执行完毕后，文件一大堆乱七八糟没专人整理，过程中的交互、沟通、总结更是七零八乱，想要查找相关环节的小结或沉淀，不但要去翻阅瀑布式的聊天记录，还要逐个去打开文件。想要解决这个问题，除了依靠人工进行逐个归类外，你还可以借助科学的项目管理软件进行辅助，如利用飞项：

在执行的过程中，你可以在飞项空间内进行文件夹、知识库等团队共有的知识积累管理。过程文件包含所有项目文件及事项过程文件，你还可根据团队需要自行进行知识库的构建。这样一来，哪怕项目在繁琐复杂，你也不用担心文件“无家可归”了。

最容易导致项目管理失败的罪魁祸首远远不止这些，在实际执行项目中会出现各种意想不到的困难出现，我们要做的就是，找到一款合适的项目管理软件，提前做好规划，把可能会遇到的难点扼杀在事项创建前。