文档第一页加入作者信息_无纸化办公条件下的电子文档管理

1   电子文档的特点及优势

电子文档在管理上与纸质文档相比具备以下优势&＃xff1a;

方便归档管理

电子文档的归档一般可分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档通过网络向档案部门移交&＃xff0c;并不改变文档的存储方式和位置&＃xff0c;只是赋予了档案管理部门具有管理权限。物理归档是把电子文档备份到移动硬盘、光盘等载体上&＃xff0c; 移交给档案管理部门&＃xff0c;真正实现电子文档的权限移交。

便于保存管理

现阶段纸质文档的保存和管理&＃xff0c;需要做好防蛀、防霉、防火等工作。而电子文档保存在电脑、光盘等介质上&＃xff0c;调阅快捷方便&＃xff0c;节省了存储空间和成本。相较纸质文档&＃xff0c;电子文档只需简单归类整理脱机保存的载体介质&＃xff0c;大大减少档案管理者分门别类管理的工作量。

2   当前电子文档管理存在的问题

管理不同步

办公自动化系统在设计时缺少了档案工作者的前期参与&＃xff0c;电子文档从形成到积累最后到归档过程中没有明确统一的制度规范&＃xff0c;导致工作人员在开展工作的时候随意性过大&＃xff0c;造成了电子文档的归档不完整。

真实需认定

由于信息技术更新过快&＃xff0c;电子文档永久保管难度大&＃xff0c; 电子文档的真实性、完整性和可靠性缺少有效技术支撑。由于电子文档信息易更改、易复制、易传输&＃xff0c;给电子文档的真实性、完整性带来极大的冲击。

缺乏专业人才

从目前的情况来看&＃xff0c;很多负责电子文档管理的工作人员仍基于纸质档案的管理经验&＃xff0c;而对电子文档的管理水平和效率不高&＃xff0c;对档案信息化技术管理和计算机相关设备知识的掌握仍显不足。

安全性需加强

网络环境对电子文档信息安全构成威胁。电子文档管理过程中&＃xff0c;必须以信息安全为前提&＃xff0c;加强防护软件、访问控制技术、病毒拦截等信息安全技术的应用&＃xff0c;确保系统、网络、数据库的安全 。

尚未实现共享

目前&＃xff0c;各单位自动化办公系统和单位内各系统之间&＃xff0c; 自动化程度参差不齐&＃xff0c;无法兼容&＃xff0c;大多数软件使计算机成为了检索工具。如此以来&＃xff0c;信息资源的共享和真正的自动化管理就无法真正实现。

法律效力未明确

电子文档因为灵活性的特征&＃xff0c;且由于计算机发展技术及观念上的原因 , 电子档案的法律效力没有明确规定&＃xff0c; 现阶段要想具有法律效力尚存在困难。

3   电子文档管理的对策分析

统一电子文档管理标准&＃xff0c;制定科学规范的工作流程档案部门要从电子文档生成、文档收集归档、文档保存利用等各阶段全程指导和控制管理&＃xff0c;对电子文档的命名分类、登录著录、收集归档、保密维护等制订有效的管理措施&＃xff0c;实现电子文档形成归档及查阅利用等各环节的运作和管理均在档案部门的统一监督指导下与档案管理同步发展。

图 1 电子文档管理工作流程

(1)提前介入电子文档的形成

档案人员需要提前介入到文档的形成阶段&＃xff0c;在文档形成时即进入档案管理环节&＃xff0c;了解其运行环境、形成背景、设备要求等。通过档案部门对电子文档管理的前端控制和与文档生成者的充分合作&＃xff0c;确保电子文档信息的完整与准确&＃xff0c;通过运用的标准格式确保形成的电子文档规范化、标准化&＃xff0c;保证电子文档的长期可读性、可用性。

(2)电子文档移交前的收集鉴定和检验

档案部门在归档电子文档前&＃xff0c;需要对其保存价值进行确定&＃xff0c;即对文档信息内容的原始性、真实性、完整性、有效性进行鉴定。检验可以保证电子文档的完整合格&＃xff0c;是否安全、无病毒。鉴定检验后具有档案保存价值的电子文档被归档后即成为电子档案。

(3)修订归档制度&＃xff0c;规范归档程序

电子文档的归档同纸质文档归档要求一样&＃xff0c;仍需要遵循真实性、完整性、保密性和长期保存这四个基本要求。进行归档的时候&＃xff0c;不仅要保证电子文档的安全、完整、真实&＃xff0c;还要保证电子文档在不同的系统中都能够读取&＃xff0c;要控制其可转换性以保证其安全性。要明确电子文档的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档方法。

印刷车间

加强完善软硬件基础设施&＃xff0c;积极研究电子文档存储新方法。保证电子文档的长期可利用性&＃xff0c;仍是需要面对的问题 。提高电子文档管理工作人员素质&＃xff0c;引进培养复合专业型人才。

RFID档案柜

在档案信息化的今天&＃xff0c;档案人员既需要精通档案管理的基础知识和管理方法&＃xff0c;又需要熟练掌握计算机软硬件技术和相应设备的应用操作能力。只有如此&＃xff0c;才能在管理系统的设计、使用和升级中提出好的建议和要求&＃xff0c;才能将档案管理者优秀的档案管理思想通过设计人员的专业化工作转化出来&＃xff0c;使管理系统的功能不断完善&＃xff0c;不断进步。

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