(转)项目经理问：我怎么有做不完的事情–事件篮方法

时间管理&＃xff0c;本身就是一门艺术。时间是最公平的&＃xff0c;每个人的时间都是一样的。如何在相同的时间里&＃xff0c;做出不同的事业&＃xff0c;这就是个人水平的体现。

一、     故事

这里先讲一个故事。故事是抄来的&＃xff0c;我修改了其中的一部分&＃xff0c;使其更贴近我要说的主题。

有两个和尚他们分别住在相邻的两座山上的庙里。左边的山上住着瘦和尚&＃xff0c;右边山上住着胖和尚。这两座山之间有一条溪&＃xff0c;于是这两个和尚每天都会在同一时间下山去溪边挑水&＃xff0c;久而久之他么变成为了好朋友。两个和尚都喜欢游泳。胖和尚经常在挑水的时候&＃xff0c;顺便游上那么一会儿&＃xff0c;而瘦和尚却极少在溪水里游泳。

不知不觉五年过去了。有一天&＃xff0c;瘦和尚竟然没有带扁担来挑水&＃xff0c;而是直接在溪里面游泳。胖和尚很纳闷&＃xff0c;就问瘦和尚&＃xff0c;你今天不挑水&＃xff0c;怎么有水喝啊。瘦和尚说&＃xff0c;这五年来&＃xff0c;我每天做完功课后都会抽空在庙后面挖一口井&＃xff0c;即使有时很忙&＃xff0c;能挖多少就算多少。如今终于让我挖出井水&＃xff0c;我就不用再下山挑水。现在我终于可以放心的游泳了。

于是&＃xff0c;每天瘦和尚都可以自在的游泳&＃xff0c;而胖和尚还是只能游一会儿就得挑水回庙里。突然有一天&＃xff0c;两座庙同时失火了。瘦和尚很快就用井水把火扑灭了。而胖和尚还得跑到溪里面去挑水灭火&＃xff0c;结果火灭的时候&＃xff0c;庙已经烧掉了一大半了。

接下来&＃xff0c;胖和尚每天除了要安排时间挑水&＃xff0c;还得花大部分时间去修补破庙。而瘦和尚在游泳之余&＃xff0c;还潜心书画。故事完毕。

二、     重要度/紧急度

故事说完了&＃xff0c;我们再来重头分析做事情的顺序。

根据重要度和紧急度来区分事件&＃xff0c;是一个非常常用的方法。但是&＃xff0c;到底什么叫重要&＃xff0c;什么叫紧急呢&＃xff1f;

重要的事情&＃xff1a;对以后的工作生活、对以后的发展等&＃xff0c;会产生明显的影响的事情&＃xff0c;对目标的达成有显著推动的事情。

紧急的事情&＃xff1a;需要立即处理的事情。

我们按照以上的象限图&＃xff0c;来说一下事件的重要度和紧急度。

4&＃xff1a;即不重要&＃xff0c;又不紧急的事情。

即不对以后会产生重要的影响&＃xff0c;又不是立即需要处理的事情。类似于和尚的游泳事情。此类事情&＃xff0c;一般都是些兴趣爱好&＃xff0c;或者受人之托&＃xff0c;或者偶然的想法。

3&＃xff1a;紧急不重要的事情

只是立即需要处理&＃xff0c;但是并不会对将来产生重要影响的事情。类似于和尚的挑水&＃xff0c;每天必须做&＃xff0c;不做不行&＃xff0c;但是做了也就是解决当前问题

2&＃xff1a;重要不紧急的事情

不是当前必须要立即处理的&＃xff0c;但是对以后会产生深远影响的事情。类似于瘦和尚的挖井&＃xff0c;不挖也没事&＃xff0c;但是一旦挖成功了&＃xff0c;后面就可以不挑水了。如果当前有明确的目标&＃xff0c;这类事情可以是对目标达成有明显帮助的事情。

1&＃xff1a;重要紧急的事情

当前必须处理&＃xff0c;不处理会立刻造成很严重的后果。类似于和尚们的庙失火&＃xff0c;不立刻救火&＃xff0c;就没有住的地方了。

三、     分类处理

以上的四类事件&＃xff0c;该如何分别处理呢?

很显然&＃xff0c;最优先做的&＃xff0c;是做重要紧急的事情&＃xff0c;我想这谁都知道。而且这类事件&＃xff0c;一般都是很容易标识出来的&＃xff0c;也是非做不可的&＃xff0c;人们一般都不会忘掉。

但是&＃xff0c;并不是所有的事件都是重要紧急的。重要紧急的事件&＃xff0c;一般都是救火类的事件&＃xff0c;也就是说&＃xff0c;是因为工作不好&＃xff0c;或者一些意外造成的。那么&＃xff0c;我们的正常工作中&＃xff0c;充满了其他三种类型的事件&＃xff0c;又应该如何各自的时间分配呢&＃xff1f;

同样很显然&＃xff0c;不紧急不重要的事情&＃xff0c;尽量不要做。但是这个说起来容易&＃xff0c;做起来却不容易。因为这类事件既然列出来了&＃xff0c;就会有其诱惑性。例如很多人喜欢看电视&＃xff0c;喜欢打游戏&＃xff0c;喜欢看小说等等。就算在工作中&＃xff0c;这类事情也是每个人都喜欢做的事情。很多项目经理会安排自己去编码&＃xff0c;就是因为技术出身的&＃xff0c;往往就喜欢去编码。所以说&＃xff0c;这类事情&＃xff0c;需要克制住&＃xff0c;一定要克制住自己去做不重要不紧急的事情的冲动。

那么&＃xff0c;剩下的2和3&＃xff0c;需要怎么处理呢&＃xff1f;

一个很普遍也很正常的理解&＃xff0c;就是先做紧急不重要的&＃xff0c;再做重要不紧急的。

坦率来说&＃xff0c;这个想法也很正常。既然事情很紧急&＃xff0c;那么我当然需要马上处理。重要不紧急的事情&＃xff0c;等有空再说吧。

其实&＃xff0c;很不然&＃xff01;

紧急不重要的事情&＃xff0c;往往都是些日常的工作&＃xff0c;都是或者都是些助人为乐的工作&＃xff0c;容易做&＃xff0c;周期又短&＃xff0c;对将来不会造成多大的影响。也就是说&＃xff0c;做了最好&＃xff0c;不做也影响不大。但是&＃xff0c;重要不紧急的事情&＃xff0c;一般都是对将来会造成影响的事情&＃xff0c;这类事情&＃xff0c;往往都是不愿意做、周期长、难做的事情。

打个比方吧。项目组的新人比较多。项目经理需要整理一份技术培训资料&＃xff0c;给新人们集中培训。这个就是重要不紧急的。而新人们有时候碰到问题&＃xff0c;就直接跑来找项目经理求助&＃xff0c;项目经理需要去帮他们解决问题&＃xff0c;这就是紧急不重要。

如果项目经理频繁的打断手头上的事情&＃xff0c;去帮新人们解决问题&＃xff0c;则技术培训资料迟迟无法做出来&＃xff0c;那么新人们的问题就会层出不穷&＃xff0c;绵绵不断。这个就是个恶性循环。

如果项目经理能够果断的先出培训资料&＃xff0c;争取早日把培训做起来&＃xff0c;则问题会逐渐减少&＃xff0c;这就是个良性循环。

还有一个更生动的例子。假如你在洗澡&＃xff0c;满身都是泡泡&＃xff0c;这个时候听到来了一个电话。接电话就是紧急不重要的事情&＃xff0c;如果你去做了&＃xff0c;结果就是满地的肥皂泡泡要打扫&＃xff0c;就造成了一堆的紧急不重要事件。

所以说&＃xff0c;要想把时间控制在自己手上&＃xff0c;最需要做的事情就是&＃xff1a;

重要不紧急

这类事件&＃xff0c;周期长&＃xff0c;难度大&＃xff0c;所以需要日积月累的去坚持。这才是解决问题的王道。

四、     疑点分析

很多人都会说&＃xff0c;说起来容易做起来难。我们来分析几个疑点的地方。

1.      紧急不重要的事情层出不穷&＃xff0c;怎么办&＃xff1f;

还是用刚才那个例子&＃xff0c;如果新人们的问题不断&＃xff0c;我总不能放任不管吧。

其实&＃xff0c;就算你不立即去帮他们解决问题&＃xff0c;他们也只是郁闷一阵子而已。这种时候&＃xff0c;可以让他们先把问题都整理出来&＃xff0c;整理清楚&＃xff0c;并尝试着自己解决。然后在某个固定的时间段内(例如每天下午2点到3点之间)&＃xff0c;你集中帮他们解决即可。或者可以把解决问题的事情分摊在项目的其他几个技术高手身上。

2.      一下子又做不完的事情&＃xff0c;总是没有动力去做。

这类事件&＃xff0c;一般都不是立马见效的。需要制定一个长期的计划&＃xff0c;每天都安排固定的时间去做。不管多少&＃xff0c;要保证每天都有进展。

3.      我喜欢做的事情&＃xff0c;就没时间做了啊。

    相信我&＃xff0c;只有把重要不紧急的事情做完备了&＃xff0c;才会有更多的时间去做你喜欢做的事情。瘦和尚挖井成功了&＃xff0c;就会有更多的时间游泳了。

4.      不做重要不紧急的事情&＃xff0c;不也是一样的嘛。

    防火和救火的概念。如果只是做好当前的事情&＃xff0c;每天做好紧急不重要的事情&＃xff0c;那么一旦出现意外&＃xff0c;则会造成更严重的后果&＃xff0c;以后的事情都会变成重要紧急的。如果不把时间掌握在自己手上&＃xff0c;那么就是每天都在救火状态。

五、     处理流程

以前有一种做法&＃xff0c;是每天上午&＃xff0c;把要做的事情都列出来&＃xff0c;然后每天晚上再把工作都整理一下&＃xff0c;看看哪些做了&＃xff0c;哪些没做。现在信息化社会&＃xff0c;每天都会面临大量临时发生的事情。所以&＃xff0c;现在可以用“事件篮”的方式来做。

现在开始&＃xff0c;你准备一个“篮子”。这个篮子&＃xff0c;可以是一个便签&＃xff0c;也可以是一个小软件。作者用的是outlook的“任务”工具&＃xff0c;这个可以和windows mobile手机同步。其他的工具也一样&＃xff0c;只要能随身带着就行。

一旦你接受到一个任务&＃xff0c;或者发现要处理的事件&＃xff0c;先扔进“事件篮”里面。这个就像编码的时候发送消息到消息队列一样&＃xff0c;不是同步处理的&＃xff0c;也就是说&＃xff0c;不是立即处理&＃xff0c;再紧急也不是立即处理。

扔进去之后&＃xff0c;判断这个事件是不是“重要紧急”。如果是老板喊你&＃xff0c;或者工厂失火等重要紧急的事件&＃xff0c;那么立即放下自己手上的活&＃xff0c;去处理。

如果不是“重要紧急”的事情&＃xff0c;那么就先让它在“事件篮”里呆上一会儿吧&＃xff0c;专心把你自己当前在处理的事情做完。

做完了当前的事件&＃xff0c;回顾你的事件篮。如果还有未识别的事件&＃xff0c;则识别一下&＃xff0c;按重要度很紧急度标识上。然后&＃xff0c;看看你今天的重要不紧急的事件有没有处理&＃xff0c;如果没有处理&＃xff0c;则优先处理重要不紧急的事情。

经常性的&＃xff0c;例如每周&＃xff0c;都回顾一下自己的事件篮&＃xff0c;把各个事件的重要紧急度重新识别一下。

六、     经验

好记性不如烂笔头

不要以为自己的大脑有多狠&＃xff0c;事情一多肯定会乱掉。设置合理的提醒机制&＃xff0c;提醒你开会等定时的事情&＃xff0c;会让你少很多心理负担。

不要同时做两件事情

    不要把自己当作CPU。同时做两件事情&＃xff0c;结果是没有一件能做好。完整的做完一件事情之后&＃xff0c;再去找其他事情做吧。不要总是被打断工作&＃xff0c;有些事情不立即处理&＃xff0c;是不会有什么坏处的。

要找出“重要不紧急”的事情

    很多需要被人推着走的人&＃xff0c;是找不到“重要不紧急”的事情的。对于项目来说&＃xff0c;经常的去识别风险&＃xff0c;经常去想想项目可能会碰到的问题&＃xff0c;提前预防&＃xff0c;这都是“重要不紧急”的事情。千万不能任其自然发展&＃xff0c;等到出事的时候&＃xff0c;就是到处“重要紧急”的事件了&＃xff0c;就疲于奔命了。

认准目标

识别“重要不紧急”的事件&＃xff0c;最重要的标志&＃xff0c;就是对终极目标是否有利。远大的目标&＃xff0c;永远是大于眼前目标的。如果只是看准眼前目标&＃xff0c;那么永远找不到“重要不紧急”的事情&＃xff0c;或者永远找不对。